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Abrechnungsprozess: Pfändungen bearbeiten – in sieben Schritten

Abrechnungsprozess: Pfändungen bearbeiten – in sieben Schritten

Für Laien aber auch für Profis hält die Entgeltabrechnung manch Erstaunliches oder Skurriles bereit. Robert Knemeyer, Personalberater und Interim-Manager, geht ausgefallenen Fragen nach. Heute: Wie kann der Prozess zur Bearbeitung von Pfändungen praktisch umgesetzt werden?

Als Fortsetzung einer der vergangenen Kolumnen („Wie Sie den Prozess der Entgeltabrechnung verbessern“), in der es um grundsätzliche Punkte beim Prozess der Entgeltabrechnung ging, soll in dieser Kolumne ein ganz konkreter Ablauf genauer in den Blick genommen werden: die Pfändung. Die Abwicklung einer Pfändung ist einer der schwierigsten Prozesse, die man zur Bearbeitung bekommen kann. Dabei ist es nicht problematisch, wenn ein Mitarbeiter mal eine normale Pfändung zu zahlen hat. Dies ist zwischenzeitlich sowohl für die Erfassung im Abrechnungsprogramm, als auch in der Abwicklung kaum noch ein Problem.

Pfändung: Schwierigkeit entsteht beim Zusammentreffen mehrerer Sachverhalte

Leider ist es jedoch in der Mehrzahl der Fälle so, dass es eben nicht alleine bei einer Pfändung bleibt. Oft kommen dann Abtretungen, andere Pfändungen und gegebenenfalls noch eine Privatinsolvenz hinzu. Und genau hier wird es schwierig: wenn mehrere Pfändungen oder Abtretungen gleichzeitig zusammentreffen und abgerechnet werden sollen.

Dabei könnte ein Prozess zur Durchführung von Pfändungen wie folgt aussehen:

Schritt 1: Pfändung bei jeder Lohnart hinterlegen

Zunächst muss in Abrechnungsprogramm bei jeder Lohnart in der Systemsteuerung richtig hinterlegt sein, wie diese bei einer Pfändung zu berücksichtigen ist. Sollte dies nicht gesetzeskonform vorgenommen worden sein, kann nie das richtige Ergebnis rauskommen.

Häufige Fehlerquelle: Es wird im Gesetz in Bezug auf die Unpfändbarkeit zwischen normalen Pfändungen (§ 850a ZPO) und Pfändungen bei Unterhaltsansprüchen (§ 850d ZPO) unterschieden. Es muss also pro Lohnart jeweils zwei verschiedene Kennzeichen geben. Was zudem oft festzustellen ist: Nicht jede Lohnart, die im November als Sonderzahlung geleistet wird, ist Weihnachtsvergütung im Sinne des § 850a Abs. 4. Es ist also schon ein besonderes Augenmerk darauf zu richten.

Schritt 2: Inhalt der Pfändungen präzise erfassen

Wenn der Gerichtsvollzieher eine oder mehrere Pfändungen abgegeben hat, so gilt es als erstes immer: vollständig und komplett durchsehen und gegebenenfalls Notizen für eine Übersicht erstellen.

Häufige Fehlerquelle: Da in der Regel ein Vordruck genommen wird, mit dem alle Fälle abgedeckt werden können, ist dieser nicht übersichtlich oder transparent aufgebaut. Hier können leicht Daten oder Informationen übersehen werden. So kann es zum Beispiel in Bezug auf die Berücksichtigung von Ehepartner eine Festlegung geben, wie dies zu erfolgen hat. Dazu stehen die Kosten zum Teil an drei verschiedenen Stellen, so dass diese erst zu den Gesamtkosten zusammengerechnet werden müssen. Insbesondere die Kosten des Gerichtvollzieher sind immer separat auf dem Übergabeprotokoll zu berücksichtigen. Am besten kann man die Pfändung in vier Blöcke gliedern:

  • Forderung mit Zinsen
  • Forderung ohne Zinsen
  • Kosten mit Zinsen
  • Kosten ohne Zinsen

Zumindest sollte man aber zwischen „mit Zinsen“ und „ohne Zinsen“ für die Datenerfassung im Abrechnungsprogramm unterscheiden – auch wenn sich in der Praxis immer wieder herausstellt, dass ein Rechtsanwalt hier meist nochmals eine eigene Berechnung anstellt.

Schritt 3: Unterhaltspflichtige Personen ermitteln

Der nächste Schritt führt oft zu Problemen, obwohl es zunächst gar nicht danach aussieht: Es geht um die Ermittlung der unterhaltspflichtigen Personen. Manchmal ist dazu etwas in der Pfändung ausdrücklich aufgeführt, nach dem man sich richten kann.

Häufige Fehlerquelle: Der Schuldner wird in der Regel versuchen, hier die maximale Anzahl anzugeben. Die Lohnsteuerdaten können eher nur als erster Richtwert herangezogen werden. Schließlich kann in einem Gerichtsverfahren bereits erwirkt worden sein, dass zum Beispiel Ehepartner nicht oder nur teilweise berücksichtigt werden dürfen, oder etwa lediglich mit einem festen Betrag anstatt mit dem kompletten Freibetrag. Insgesamt ist die Frage, wie mit Ehepartner umzugehen ist, wenn diese über ein eigenes Einkommen verfügen, selbst wenn es Steuerklasse 5 wäre.

Und auch bei Kindern gibt es keinen Automatismus: Wenn zum Beispiel die Lohnsteuerklasse 4 mit zwei Kindern vorliegt, könnten es auch lediglich zwei der drei Kinder insgesamt sein. Das wäre zum Beispiel der Fall, wenn zwei Kinder aus einer anderen Beziehung kommen und deshalb je mit 0,5 erfasst sind. Nicht zuletzt darf auch jemand nur dann als unterhaltspflichtigen Person berücksichtig werden, wenn diese auch tatsächlich monatlich Geld erhält. Wenn Kinder zum Beispiel Unterhaltspfändungen einreichen, können diese nicht berücksichtigt werden, weil dafür ja eben nicht gezahlt wurde.

Schritt 4: Persönliches Gespräch mit dem Schuldner suchen

Mit den so vorbereiteten Daten lässt sich nun in einem weiteren Schritt das persönliche Gespräch mit dem Schuldner führen. Dabei kann dann ein Fragebogen zur persönlichen Situation ausgefüllt werden, der dann bindend zu unterschreiben ist.

Häufige Fehlerquelle: Nicht alle notwendigen Punkte werden gemeinsam besprochen und vor allem unterhaltspflichtige Personen aufgelistet. Dabei könnten im Gespräch folgende Punkte abgefragt werden:

  • Geburtsdatum der Kinder (leben eventuell trotz Volljährigkeit noch bei Eltern)
  • Einkommen der Kinder (etwa Ausbildungsvergütung)
  • Einkommen des Ehepartner
  • Für wen wird wirklich effektiv monatlich Unterhalt gezahlt?

Es kann zum Beispiel auch Kinder geben, die durch Heirat dazu gekommen sind und die auch über Elstam gemeldet werden. Diese dürfen nicht berücksichtig werden, es sei denn, sie wären adoptiert.

Schritt 5: Trifft die eine Pfändung auf die andere…

Bei diesem Schritt sollte eine Prüfung erfolgen, falls mehrere Pfändungen oder Abtretungen zusammentreffen oder ein Sonderfall vorliegt.

Häufige Fehlerquelle: Sollte bereits eine „normale Pfändung“ vorliegen und danach eine Unterhaltspfändung dazukommen, wird oft zu Unrecht die normal ausgesetzt und nur die Unterhaltspfändung bedient. Das ist jedoch nicht richtig. Die Reihenfolge bleibt vielmehr bestehen und es werden beide bedient, weil die Unterhaltspfändung in der Regel unterhalb der Pfändungstabelle beginnt.

Manchmal werden Abtretungen im Arbeitsvertrag ausgeschlossen. Dabei sind jedoch nur jene auszuschließen, die nach Tätigkeitsbeginn vereinbart wurden. Die zuvor abgeschlossenen können eigentlich nicht vom Ausschluss im Arbeitsvertrag erfasst werden. Allerdings: Wird eine solche Abtretung abgelehnt, dauert es in der Regel nicht lange, bis die dazugehörige Pfändung kommt.

Weiterhin kann es vorkommen, dass vor Gericht in verschiedenen Pfändungen eine unterschiedliche Zahl an unterhaltspflichtigen Personen benannt wurde – weil dies der Gläubiger (unabhängig davon, was wirklich richtig ist) beantragt hat. In diesem Fall sind beide Pfändungen parallel zu bedienen, auch wenn diese vom Datum eigentlich nacheinander laufen sollten.

Nicht zuletzt kann es manchmal vorkommen, dass Ehepartner mit Einkommen gegebenenfalls mit einem halben Freibetrag oder einem festen Euro Betrag berücksichtig werden sollen. Auch das macht die Berechnung nicht gerade einfacher.

Schritt 6: Erfassung im Abrechnungsprogramm und Plausibilitäts-Check

Nun kann – mit all den nun vorliegenden Informationen – die Erfassung im Abrechnungsprogramm vorgenommen werden. Sodann sollte auch gleich eine Testabrechnung angestoßen und diese einem Plausibilitätscheck unterzogen werden. Fällt das Ergebnis total unsinnig aus oder weicht es zumindest weit von den Erwartungen ab, muss noch mal geprüft werden.

Häufige Fehlerquelle: Für die Entgeltabrechnung ist es dabei nicht nur wichtig, dass schon mal klar erfasst ist, ob es sich um eine normale Pfändung, eine Unterhaltspfändung, eine Abtretung oder eine Privatinsolvenz handelt. Auch die Erfassung des richtigen Datums spielt für die Abwicklung eine große Rolle. Bei Pfändungen und einer Privatinsolvenz wird das Datum der Zustellung eingetragen, bei der Abtretung aber das Datum der Unterschrift des Schuldners auf dem Vertrag. Dies ist für die richtige Reihenfolge der Abwicklung unerlässlich.

Schritt 7: Datenschutz bei der Drittschuldnererklärung

Zuletzt braucht dann nur noch die Drittschuldnererklärung abgegeben werden – zumindest bei Pfändungen. Bei Abtretungen oder einer Privatinsolvenz ist eine solche Erklärung jedoch nicht nötig.

Häufige Fehlerquelle: Die Gläubiger möchten immer gerne möglichst viele Daten erhalten. Sie versuchen daher den Drittschuldner dazu zu bewegen, auch solche Daten zu liefern, die dem Gläubiger gar nicht zustehen. Sollte es der Fall sein, dass dem Gläubiger mehr Daten zustehen, so ist dies bereits in der Pfändung eingetragen. Andernfalls gilt § 840 ZPO, der in Absatz 1 vorschreibt:

„Auf Verlangen des Gläubigers hat der Drittschuldner binnen zwei Wochen, von der Zustellung des Pfändungsbeschlusses an gerechnet, dem Gläubiger zu erklären:

  • ob und inwieweit er die Forderung als begründet anerkenne und Zahlung zu leisten bereit sei;
  • ob und welche Ansprüche andere Personen an die Forderung machen;
  • ob und wegen welcher Ansprüche die Forderung bereits für andere Gläubiger gepfändet sei;
  • ob innerhalb der letzten zwölf Monate im Hinblick auf das Konto, dessen Guthaben gepfändet worden ist, nach § 850l die Unpfändbarkeit des Guthabens angeordnet worden ist, und
  • ob es sich bei dem Konto, dessen Guthaben gepfändet worden ist, um ein Pfändungsschutzkonto im Sinne von § 850k Abs. 7 handelt.“
Sabine-Wittlich1502

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